Το Project Management δεν είναι επιλογή! Είναι Must! (+ Τεστ Αυτο-αξιολόγησης Ποιοτικών Χαρακτηριστικών ενός Project Manager)

Ναι! Και αυτό δεν θα σταματήσω να το λέω. Και ο βασικότερος λόγος; Για να «ιντριγκάρω» όλους εκείνους που χρησιμοποιούν τη λέξη Project τόσο εύκολα, χωρίς να μπαίνουν στη διαδικασία να σκεφτούν τι είναι project και πώς πρέπει κανείς να το διαχειρίζεται. Υπάρχουν φυσικά και άλλοι λόγοι οι οποίοι θα αναφερθούν στη συνέχεια.

Αλλά ας ξεκινήσουμε από τα βασικά. Ας μάθουμε πρώτα να μιλάμε την ίδια γλώσσα για να μπορούμε να συνεννοηθούμε.

Έργο-Πρόγραμμα-Διαδικασία

Στην Ελλάδα υπάρχει μία σύγχυση που σχετίζεται με τη χρήση των λέξεων/όρων Έργο-Πρόγραμμα-Διαδικασία. Τι εννοώ; Ότι πολλοί αντί της λέξης project χρησιμοποιούν μία από τις προαναφερόμενες λέξεις ενώ άλλοι νομίζουν ότι όταν αναφέρουν τη λέξη project αναφέρονται σε όλα τα παραπάνω.

Ας ξεκαθαρίσουμε όμως τα πράγματα.

Έργο-Project είναι ένα προσωρινό εγχείρημα που στοχεύει στη δημιουργία ενός μοναδικού προϊόντος, υπηρεσίας ή/και αποτελέσματος (PMI).

Πρόγραμμα-Program είναι μία ομάδα από συναφή έργα (projects) τα οποία τα διαχειριζόμαστε συντονισμένα ώστε να προκύψουν οφέλη τα οποία δεν θα προέκυπταν αν αυτά τα έργα τα διαχειριζόμασταν ξεχωριστά (το καθένα από μόνο του) (PMI).

Διαδικασία-Process είναι μία συστηματική σειρά από δραστηριότητες (σειρά από βήματα) που στόχο έχουν να πετύχουν ένα τελικό αποτέλεσμα έτσι ώστε ένα ή περισσότερα εισαγόμενα στοιχεία να ενεργοποιηθούν για να δημιουργήσουν ένα ή περισσότερα αποτελέσματα (PMI).

Άρα λοιπόν άλλο Έργο, άλλο Πρόγραμμα και άλλο Διαδικασία!!!

Project Management

Πάμε τώρα να δούμε τι εννοούμε όταν λέμε Διαχείριση Έργου.

Η Διαχείριση Έργου-Project Management είναι η εφαρμογή γνώσης, δεξιοτήτων, εργαλείων και τεχνικών κατά την εκτέλεση των δραστηριοτήτων του έργου, με στόχο να ικανοποιηθούν οι απαιτήσεις και οι προσδοκίες των συμμετεχόντων, των εμπλεκομένων στο έργο.

Η Διαχείριση ενός Έργου προϋποθέτει την ύπαρξη των stakeholders-εμπλεκομένων-οι οποίοι είναι άνθρωποι ή/και οργανισμοί που επηρεάζονται με θετικό ή αρνητικό τρόπο από την εκτέλεση και το παραδοτέο ενός έργου, την ύπαρξη του Διαχειριστή Έργου-Project Manager και την ύπαρξη μίας Ομάδας Έργου-άτομα τα οποία συμμετέχουν με διάφορους ρόλους σε όλες τις φάσεις ενός έργου.

Ο Project Manager

Ο ρόλος του Διαχειριστή Έργου-Project Manager είναι ο σημαντικότερος όλων. Από τον Project Manager εξαρτάται η επιτυχία ή όχι του έργου. Ο Project Manager έχει την πλήρη ευθύνη του σχεδιασμού, της υλοποίησης, του ελέγχου και της ολοκλήρωσης ενός έργου. Και ένα έργο είναι ένα πολυδιάστατο εγχείρημα. Άρα λοιπόν και ένας Project Manager πρέπει να έχει πολυδιάστατες γνώσεις, ικανότητες και δεξιότητες ώστε να μπορεί να ανταποκριθεί σ’ αυτόν τον απαιτητικό ρόλο.

Εάν θέλετε να δείτε κατά πόσο είστε έτοιμοι Project Managers ή χρειάζεστε ενίσχυση των γνώσεών σας ή/και των δεξιοτήτων σας μπορείτε να κάνετε την ακόλουθη Αυτο-αξιολόγηση Ποιοτικών Χαρακτηριστικών ενός Project Manager.

Ένας καλά εκπαιδευμένος Project Manager μπορεί να κάνει τη διαφορά! Και όλοι μας, ανεξάρτητα από την επαγγελματική μας ενασχόληση, θα πρέπει να αποκτήσουμε τις θετικές ποιότητες ενός Διαχειριστή Έργου. Δείτε παρακάτω το γιατί!

Οι Άλλοι Λόγοι

Για να σας πείσω ότι το Project Management είναι ένα επιστημονικό πεδίο στο οποίο όλοι μας πρέπει ανεξαιρέτως να εκπαιδευτούμε σας παραθέτω μερικούς ακόμα λόγους-εκτός από το να θέλω να κάνω triggering όλους εκείνους που χρησιμοποιούν τη λέξη project χωρίς ουσιαστικά να ξέρουν σε τι αναφέρονται:

• Τα πάντα στη ζωή μας είναι projects. Από το να πάμε στη λαϊκή, μέχρι του να χτίσουμε ένα σπίτι, να γράψουμε ή να διαβάσουμε ένα βιβλίο, να παραδώσουμε ένα μάθημα, να φτιάξουμε ένα αυτοκίνητο… Και το πιο σημαντικό! Κάθε φάση της ζωής μας και κάθε έκφανσή της είναι ένα project! Αν θέλουμε λοιπόν να εξελισσόμαστε, να πετυχαίνουμε τους στόχους μας και να ζούμε αρμονικά με τους γύρω μας θα πρέπει να ξέρουμε πώς να διαχειριζόμαστε τα projects μας
• Η χρήση των αρχών του Project Management μας βοηθάει να παραδίδουμε ποιοτικά προϊόντα ή/και υπηρεσίες στο σωστό χρόνο και εντός προϋπολογισμού τα οποία ανταποκρίνονται στις ανάγκες των πελατών μας
• Ο όγκος των πληροφοριών κατά την υλοποίηση ενός εγχειρήματος είναι τεράστιος. Όμως με τις κατάλληλες διαδικασίες και καλές πρακτικές της διαχείρισης έργων μπορούμε να διαχειριστούμε αυτές τις πληροφορίες αποτελεσματικά
• Οι καλές πρακτικές του Project Management ενεργοποιούν και προάγουν την καλή και εποικοδομητική συνεννόηση των ανθρώπων που εμπλέκονται σε ένα έργο
• Η εφαρμογή των αρχών της Διαχείρισης Έργου οδηγεί σε μείωση του κόστους λειτουργίας μιας επιχείρησης είτε γιατί γίνεται καλύτερη διαχείριση των πόρων ή γιατί οι διαδικασίες της διαχείρισης έργων μας επιτρέπουν να εγκαταλείψουμε νωρίς έργα τα οποία έτσι κι αλλιώς θα αποτύγχαναν
• Η τυφλή επικέντρωση στο στόχο μας οδηγεί σε χάσιμο ευκαιριών. Το Project Management υποστηρίζει το focus ενώ παράλληλα μας ανοίγει τα μάτια ώστε να δούμε τις ευκαιρίες πίσω από τα προβλήματα.
• Το lesson-learned είναι ένα από τα βασικά παραδοτέα ενός έργου. Μας βοηθάει να μαθαίνουμε από τα λάθη μας ώστε να μην τα επαναλαμβάνουμε
• Οι εργοκεντρικές επιχειρήσεις είναι πιο ευέλικτες και άρα μπορούν πολύ πιο εύκολα να διαχειρίζονται την αβεβαιότητα που υφίσταται στη σημερινή εποχή
• Η γρήγορη αλλά και σωστή αντίδραση στις αλλαγές που συμβαίνουν στο περιβάλλον μας καθώς και η αναγνώριση των ρίσκων που μπορεί να προκύψουν μας προστατεύουν και μας οδηγούν εκεί που θέλουμε. Και το Project Management μας υποστηρίζει σ’ αυτές τις προκλήσεις.

Συμπέρασμα

Κάθε project σχετίζεται με κάτι πολύ ουσιαστικό που αφορά το σκοπό της ύπαρξης ενός οργανισμού ή/και ενός ανθρώπου ο οποίος είναι άρρηκτα συνδεδεμένος με τους στρατηγικούς στόχους του οργανισμού/ανθρώπου. Και αυτοί οι στρατηγικοί στόχοι εκφράζονται μέσα από ιδέες. Από ιδέες όμως που υλοποιούνται επιτυχώς!

Μην ξεχνάτε!!!

Οι στρατηγικοί στόχοι είναι αυτοί που προωθούν την εξέλιξη και τα projects είναι τα οχήματα προς αυτή την κατεύθυνση.

 

Δήμητρα Ζερβάκη, EMBA, PMP, TTT