Σπιντάρετε Για Να Ολοκληρώνετε Τα Project Σας Στην Ώρα Τους… Ή Και Πιο Γρήγορα
Μία από τις αγαπημένες μου τεχνικές κατά την υλοποίηση των έργων είναι το fast tracking, δηλαδή η παράλληλη υλοποίηση δράσεων, οι οποίες κανονικά θα πραγματοποιούνταν η μία μετά την άλλη, ώστε να ολοκληρώνεται ένα project πιο γρήγορα, αποτελεσματικά αλλά και επιτυχώς.
Το fast tracking είναι μία τεχνική η οποία χρησιμοποιείται συνήθως όταν υπάρχει πίεση χρόνου, κάποιες φορές απαιτεί τη χρήση περισσότερων πόρων και ενέχει ρίσκο.
Όμως υπάρχει και μία άλλη πλευρά του fast tracking η οποία σχετίζεται με την αποτελεσματικότερη αξιοποίηση των πόρων που έχουμε αλλά και με τη θέλησή μας να δουλεύουμε σωστά αλλά και σκληρά, για να ολοκληρώνουμε ό,τι project τρέχουμε… γιατί τα επόμενα έρχονται!
Το πρόβλημα ξεκινάει όταν κάποια από τα ενδιαφερόμενα μέρη, τα οποία συμμετέχουν ενεργά στο project, που μπορεί να είναι ο χορηγός ή/και κάποια από τα μέλη της ομάδας έργου, δεν αντιλαμβάνονται πόσο σημαντικό είναι να ολοκληρώνεται ένα έργο στην ώρα του, σύμφωνα με ό,τι έχει συμφωνηθεί σε επίπεδο φυσικού αντικειμένου αλλά και προϋπολογισμού.
Το κλειδί εδώ είναι ο χρόνος. Όσο «σέρνετε» ένα έργο τόσο πλησιάζετε πιο κοντά στο να μην το ολοκληρώσετε ποτέ. Ή κι αν τελικά το ολοκληρώσετε δεν θα είναι τόσο επιτυχημένο. Και δεν είναι μόνο ότι έτσι βγαίνετε εκτός προϋπολογισμού (τις περισσότερες φορές). Το πρόβλημα είναι ότι βγαίνετε από το mindset του έργου. Όταν μία δράση υλοποιείται τον Μάιο και η επόμενη τον Ιούλιο, τότε χρειάζεστε χρόνο για να ξαναμπείτε στο πνεύμα. Και δυστυχώς, τις περισσότερες φορές, αυτό δεν είναι εφικτό. Ξαναμπαίνουμε στο έργο αλλά όχι με τον ίδιο τρόπο γιατί πολύ απλά έχουμε φύγει από τη ροή του.
Υπάρχουν και οι περιπτώσεις, λίγες μεν, που χρειάζεται να αποστασιοποιηθείς από κάτι ώστε να επιστρέψεις με πιο πολλές ιδέες και περισσότερη ενέργεια. Τότε, το καλύτερο που έχουμε να κάνουμε είναι να κλείνουμε το έργο που αρχίσαμε και να καταγράφουμε τα lessons-learned. Αν και όταν κρίνουμε ότι μπορούμε να επιστρέψουμε πάλι πίσω και να το συνεχίσουμε, θα πρέπει να σχεδιάσουμε ένα νέο έργο, με ένα νέο φυσικό αντικείμενο, με ένα νέο πνεύμα, που θα έχει μία νέα, δική του ροή. Οι κύκλοι πρέπει να κλείνουν για να ανοίγουν νέοι πιο διευρυμένοι και πιο εξελιγμένοι.
Έτσι λοιπόν προσπαθήστε να χρονοπρογραμματίζετε τα έργα σωστά, να μένετε πιστοί και επικεντρωμένοι στο πρόγραμμά σας και μπείτε στη λογική του fast tracking ώστε, αν είναι εφικτό, να τα υλοποιείτε σε λιγότερο χρόνο απ’ αυτόν που έχετε προγραμματίσει. Η δημιουργικότητα και η αποτελεσματικότητα δεν σηκώνουν διακοπές και χρονικές μεταθέσεις! Γιατί τότε ξυπνάει ένας από τους μεγαλύτερους εχθρούς του ανθρώπου που είναι η οκνηρία και η βαρεμάρα! Η όρεξη για δουλειά πηγάζει μέσα από τη ροή!
Δήμητρα Ζερβάκη, EMBA, PMP, TTT
Photo credit: photosbyflick via Foter.com / CC BY-NC