Γιατί Υλοποιούμε τα Projects μας την Τελευταία Στιγμή;
Οι άνθρωποι είχαν, έχουν και θα έχουν πάντα ιδέες οι οποίες οδήγησαν, οδηγούν και θα οδηγούν στην δημιουργία προϊόντων, υπηρεσιών και διαδικασιών που κάνουν τη ζωή μας πιο εύκολη, καλύτερη, πιο δίκαιη και τελικά πιο αειφορική.
Δεν είναι λίγες οι φορές που έρχομαι σε επαφή με ανθρώπους που είτε είναι αυτοαπασχολούμενοι είτε δουλεύουν για άλλους, οι οποίοι ενθουσιάζονται με τις νέες ιδέες τους και ορμούν με ζήλο να τις μετασχηματίσουν. Και εκεί αρχίζουν τα δύσκολα!
Από διάφορες μεριές ακούω εκφράσεις όπως: «Δεν μου φτάνει ο χρόνος», «Η ιδέα ήταν πολύ καλή όμως για κάποιο λόγο δεν καταφέραμε να την υλοποιήσουμε όπως θα έπρεπε», «Δεν προλαβαίνουμε να πραγματοποιήσουμε όλα τα tasks με αποτέλεσμα να μένουμε πίσω σε όλα», «Όλα τα κάνουμε την τελευταία στιγμή γιατί είμαστε πολύ φορτωμένοι», «Δεν μπορούμε να ολοκληρώσουμε τίποτα στην ώρα του και χάνουμε τις προθεσμίες». Και πολλές άλλες που κινούνται στο ίδιο μήκος κύματος.
Η εποχή που ζούμε αναμφίβολα κρύβει πολλές προκλήσεις. Όλοι καλούμαστε να βρούμε λύσεις σε δύσκολα προβλήματα που απασχολούν την ανθρωπότητα μέσα από projects με θετικό αντίκτυπο, ενώ παράλληλα η προηγμένη τεχνολογία επιβάλλει έναν νέο τρόπο σκέψης και δράσης που δεν είναι εύκολο να τον ακολουθήσουν όλοι. Και το σίγουρο είναι ότι αυτή η πραγματικότητα απαιτεί επένδυση σε χρόνο, έναν πόρο που είναι περιορισμένος και με τη σειρά του περιορίζει τις δράσεις μας, τις ζωές μας.
Έτσι λοιπόν καλούμαστε να σχεδιάσουμε και να τρέξουμε νέα projects, χωρίς όμως να σταματούμε την υλοποίηση των υπαρχόντων, αλλά και των καθημερινών άλλων λειτουργιών που είναι απαραίτητες για να υπάρχουμε, να είμαστε βιώσιμοι.
Και τι κάνουμε οι περισσότεροι από εμάς; Ορμούμε προς τα νέα εγχειρήματα, χωρίς να πατούμε φρένο ή/και χωρίς να σκεφτόμαστε όλες τις συνέπειες που αυτή η κατάσταση θα επιφέρει. Ορμούμε προς τις νέες προκλήσεις χωρίς να χρονοπρογραμματίζουμε, χωρίς να έχουμε έναν οδικό χάρτη στα χέρια μας (project management plan) και το πιο σημαντικό, χωρίς να λαμβάνουμε δύο βασικά πράγματα υπόψη μας, τα οποία σχετίζονται με το χρόνο και είναι:
- Το “Doing it All” καταστρέφει: πρόκειται για μία πρακτική που δεν έχει αποτέλεσμα. Αν δεν δοθεί σε εμάς και στις ομάδες που συμμετέχουμε η ευκαιρία να μάθουμε να χρησιμοποιούμε νέα εργαλεία και διαδικασίες, τότε το “doing it all” μας οδηγεί σε burn out. Μας οδηγεί σε υπερφόρτωση και τελικά σε αντίσταση στο καινούριο/στην αλλαγή, αλλά και σε παραίτηση
- Ο νόμος του Parkinson: πρόκειται για έναν νόμο που λέει ότι η δουλειά διαστέλλεται για να γεμίσει το χρόνο που είναι διαθέσιμος για την ολοκλήρωσή της. Σ’ αυτόν τον νόμο οφείλεται η τάση μας να ολοκληρώνουμε τα tasks μας λίγο πριν από το deadline και όχι μέρες πριν, ώστε να μην πιεζόμαστε, αλλά και για να τα ολοκληρώνουμε επιτυχώς (εντός φυσικού αντικειμένου, προϋπολογισμού, χρονοδιαγράμματος με την ποιότητα που πρέπει)
Τα λεπτά που έχει μία μέρα είναι πολύ συγκεκριμένα. Όμως ο έλεγχος του τι κάνουμε μέσα σε αυτά τα λεπτά διαφέρει σημαντικά από άνθρωπο σε άνθρωπο και από εταιρεία σε εταιρεία. Και το πώς ελέγχουμε τι κάνουμε, έχει μεγάλη επίπτωση στο τελικό αποτέλεσμα.
Έτσι η βασική ερώτηση που καλούμαστε να απαντήσουμε είναι η εξής
«Πώς μπορούμε να κάνουμε όλα όσα πρέπει να κάνουμε, όταν πρέπει να γίνουν, χωρίς να θυσιάζουμε την ποιότητα ή την υγεία μας;»
Η απάντηση; Θα σας δοθεί σε επόμενο άρθρο μου! 🙂
Δήμητρα Ζερβάκη, EMBA, PMP, TTT