Μικρός Οδηγός Διαχείρισης Πληροφοριών

Τι εννοούμε αλήθεια με τον όρο «πληροφορία»; Πιστεύω όλα τα παρακάτω:

• Η πράξη της μετάδοσης της γνώσης
• Η γνώση που έχει αποκτηθεί από άλλους
• Είναι δεδομένα τα οποία μαθαίνονται ή επικοινωνούνται
• Είναι στοιχεία τα οποία ερμηνεύονται ώστε να είναι χρήσιμα
• Είναι γεγονότα και αριθμητικά ψηφία
• Είναι η πραγματικότητα του 21^ου αιώνα
• Είναι δύναμη

Σκεφτείτε για λίγο μία τυπική μέρα σας και θα ανακαλύψετε ότι χρησιμοποιείτε πληροφορίες οι οποίες υφίστανται ήδη στην υπάρχουσα γνώση σας ώστε να πάρετε αποφάσεις. Επιπλέον είσαστε «αναγκασμένοι» να «ανακαλύψετε» νέες πληροφορίες ώστε να δώσετε απαντήσεις σε θέματα που σας απασχολούν ή/και για να μάθετε είτε μέσω της διαδικασίας του lifelong learning είτε μέσω της τυπικής εκπαίδευσης.

Τύποι Πληροφοριών

Οι τύποι των πληροφοριών που μπορεί κάποιος να χρειάζεται για να μπορέσει να αντιμετωπίσει τις προκλήσεις που του εμφανίζονται καθημερινά σε θέματα μάθησης πχ. για να δώσει εξετάσεις ή να γράψει ένα paper ή μία εργασία μπορούν να κατηγοριοποιηθούν ως εξής:

• Ειδήσεις
• Ιδέες και απόψεις/γνώμες
• Ερευνητικά αποτελέσματα
• Θεωρία, θεωρητική ανάλυση, στατιστική
• Καθημερινές πρακτικές
• Ιστορία
• Ανθρώπινη εμπειρία
• Συμβουλές ή βοήθεια
• Τεχνικές πληροφορίες
• Νομικές πληροφορίες

Πιθανότατα να έχετε να προσθέσετε κι άλλες!!!

Πηγές Πληροφοριών

Ας γίνουμε πιο συγκεκριμένοι. Ας υποθέσουμε ότι πρέπει να βρείτε πληροφορίες για να αναπτύξετε μία εργασία πάνω σε ένα συγκεκριμένο θέμα, είτε ως σπουδαστές είτε ως επαγγελματίες.

Μπορείτε να αντλείστε πληροφορίες όλων των προαναφερόμενων τύπων από  διάφορες πηγές και να έχουν συγκεκριμένη μορφή όπως:

• Cyber Space: ηλεκτρονικές εφημερίδες, forums, κυβερνητικές ιστοσελίδες, εξειδικευμένες ιστοσελίδες ανάλογα με το θέμα, ηλεκτρονικές βάσεις δεδομένων, ηλεκτρονικές βιβλιοθήκες κ.ά.
• Εθνικό/Διεθνές επίπεδο: εφημερίδες, περιοδικά, τηλεόραση, ειδικό τύπο, εθνικές & διεθνείς βιβλιοθήκες, οργανισμοί, βιβλία κ.ά.
• Τοπική Κοινότητα: τοπικά ΜΜΕ, δημόσια βιβλιοθήκη, Κέντρο Πληροφόρησης Πολιτών, χρυσός οδηγός κ.ά.
• Χώρο δουλειάς/Πανεπιστήμιο: συναντήσεις, e-mails, συζητήσεις, συνάδελφοι, συμφοιτητές, σημειώσεις, πελάτες, διευθυντές, καθηγητές, πρωτόκολλα, βιβλιοθήκη πανεπιστημίου κ.ά.

Πώς Κυκλοφορούν οι Πληροφορίες

Στη συνέχεια θα πρέπει να κατανοήσουμε την «εφοδιαστική αλυσίδα» των πληροφοριών.

Σ’ αυτή τη διαδικασία υπάρχουν:

• Οι «παραγωγοί»: άνθρωποι που δημιουργούν/παράγουν την πληροφορία
• Αυτοί που τη διαδίδουν: άνθρωποι που δημοσιεύουν, μεταδίδουν, διαδίδουν την πληροφορία
• Οι «διαμεσολαβητές»: άνθρωποι που πουλούν ή κάνουν διαθέσιμη την πληροφορία ώστε να μπορεί να χρησιμοποιηθεί
• Οι «χρήστες»: άνθρωποι που είναι οι τελικοί αποδέκτες και τη χρησιμοποιούν

Είναι πολύ σημαντικό να κατανοήσουμε αυτή την αλυσίδα και πώς συνδέονται τα άτομα αυτά μεταξύ τους διότι καθώς «κυκλοφορεί» η πληροφορία μεταξύ αυτών των ατόμων μπορεί να αλλάξει μορφή, μέγεθος, περιεχόμενο και υπάρχει η πιθανότητα όταν φτάσει σε μας να μην είναι έγκυρη.

Είδη Βιβλιογραφικών Πληροφοριών

Υπάρχουν 3 είδη ποιότητας όσο αφορά τη βιβλιογραφία:

Γκρι βιβλιογραφία-grey literature: αυτός ο όρος χρησιμοποιείται κυρίως από τους βιβλιοθηκονόμους για να περιγράψουν μη επίσημα δημοσιευμένο υλικό το οποίο δεν διατίθεται στο εμπόριο πχ. εσωτερικές εκθέσεις εταιριών. Αυτός ο τύπος υλικού δεν είναι εύκολα προσβάσιμος.

Πρωτογενής βιβλιογραφία-primary literature: ο όρος αυτός περιγράφει το πρώτο επίπεδο των κειμένων που προκύπτουν σε ένα θεματικό πεδίο και ποικίλει ανάλογα με τον κλάδο. Μπορεί να αναφέρεται σε reports της πρωτογενής έρευνας, στα πρωτότυπα έργα των φιλοσόφων, σε χειρόγραφα ιστορικών, σε πρωτογενή στοιχεία στατιστικών δεδομένων.

Δευτερογενής βιβλιογραφία-secondary literature: το προϊόν που παράγεται ύστερα από ανάλυση, κριτική, αναφορές της πρωτογενούς βιβλιογραφίας. Συνήθως «διανέμεται» ευρύτατα και περιέχει πληροφορίες επεξεργασμένες και σε άλλη μορφή πχ. σε βιβλία, σε papers, σε βάσεις δεδομένων.

Ποιότητα Πληροφοριών

Σκεφτείτε ότι έχετε προχωρήσει στην έρευνά σας και έχετε βρει ένα μεγάλο όγκο πληροφοριών σε διάφορες μορφές από διάφορες πηγές. Σίγουρα δεν μπορείτε να αξιοποιήσετε όλες αυτές τις πληροφορίες και σίγουρα δεν είναι όλες ποιοτικές. Θα πρέπει να τις «ξεκαθαρίσετε» έχοντας στο μυαλό σας τα ακόλουθα επίθετα:

Σύγχρονος, ειλικρινής, αναξιόπιστος, ακατάλληλος, δυσανάγνωστος, περίπλοκος, καλογραμμένος, σαφής, ισορροπημένος, κακογραμμένος, παλιός, άσχετος, ακριβής, μη ολοκληρωμένος, κατάλληλος, προκατειλημμένος

Φυσικά μπορείτε να προσθέσετε κι άλλα!!!

Σχέδιο Δράσης Εύρεσης Κατάλληλων Πληροφοριών

Ως γνήσια Project Manager δεν θα μπορούσα να μην ολοκληρώσω αυτό το άρθρο αναφερόμενη στην σπουδαιότητα της ανάπτυξης ενός Σχεδίου Δράσης, ενός Πλάνου Έργου για να καταστεί δυνατή  η «έρευνα», «αξιολόγηση» και τελικά «χρήση» των κατάλληλων πληροφοριών ώστε να επιτύχουμε στο έργο που έχουμε αναλάβει για την ανάπτυξη και ολοκλήρωση του οποίου χρειαζόμαστε να βρούμε πληροφορίες.

Σας παραθέτω έναν πίνακα με τα «βήματα»-«ερωτήσεις» που θα πρέπει να συμπληρωθούν-απαντηθούν ώστε αυτό το ταξίδι σας στον κόσμο της πληροφορίας να ολοκληρωθεί με επιτυχία.

Δήμητρα Ζερβάκη, ΜΒΑ, PMP, ΤΤΤ