Η Ανάλυση, η Παράλυση και η Διαχείριση Χρόνου
Paralysis by Analysis! Μία έκφραση αρκετά γνωστή και πολύ αληθινή.
Πριν από κάποιο καιρό είχα την ευκαιρία να εκπαιδεύσω 28 δημιουργούς, που προερχόταν από διάφορες Ευρωπαϊκές χώρες, σε θέματα που αφορούσαν την Επιχειρηματικότητα και τη Δημιουργική Οικονομία. Ως κύριο εκπαιδευτικό εργαλείο χρησιμοποίησα τις ομαδικές δραστηριότητες με στόχο, μέσα από τη διάδραση, να επιτραπεί η ανταλλαγή ιδεών και γνώσεων μεταξύ των συμμετεχόντων πάνω στα cases που τους έδινα να δουλέψουν και με τη χρήση συγκεκριμένων business και design thinking τεχνικών/καλών πρακτικών να καταστεί εφικτή η απόκτηση νέας βιωματικής γνώσης. Κατά τη διάρκεια της υλοποίησης αυτών των δραστηριοτήτων πήγαινα κοντά τους για να απαντήσω σε ερωτήσεις τους, για να τους κατευθύνω ώστε να είναι πιο αποτελεσματικοί σε ό,τι τους είχε ανατεθεί να κάνουν αλλά και για να παρατηρήσω τον τρόπο που λειτουργούσαν και συμπεριφερόταν τόσο οι ομάδες όσο και τα άτομα από τα οποία απαρτιζόταν.
Οι παρατηρήσεις μου
Αυτό που παρατήρησα (όπως άλλωστε σε κάθε εκπαίδευση που αφορά ενήλικες) ήταν ότι κάποιες ομάδες ολοκλήρωναν τις δραστηριότητες στο χρόνο που τους έδινα ενώ κάποιες άλλες δεν κατάφερναν να φτάσουν ούτε στα μισά.
Οι ομάδες της δεύτερης περίπτωσης, ακόμα κι αν αποτελούνταν από λίγα άτομα, δεν ακολουθούσαν κάποιες δικές μου συμβουλές/οδηγίες που σχετιζόταν τόσο με το πώς θα μπορούσαν να διαχειριστούν καλύτερα το χρόνο τους όσο και με το πώς θα μπορούσαν να αντιμετωπίσουν τα ερωτήματα/cases που τους είχα δώσει. Όμως το πιο σημαντικό τους πρόβλημα ήταν ότι έμπαιναν σε μία διαδικασία υπερανάλυσης. Δεν έβλεπαν τη μεγάλη εικόνα, δεν εστίαζαν στο δάσος, αλλά πιανόταν συνήθως από κάτι μικρό και στη συνέχεια χανόταν σε έναν φαύλο κύκλο ανάλυσης των επί μέρους λεπτομερειών. Αυτό είχε ως αποτέλεσμα να χάνουν την ουσία και τελικά να μην μπορούν να φτάσουν στη φάση της λήψης απόφασης/decision making.
Ένα ακόμα χαρακτηριστικό αυτών των ομάδων ήταν ότι εστίαζαν περισσότερο στο πρόβλημα και όχι στη λύση. Και φυσικά, στο τέλος, έφταιγε ο λίγος χρόνος που τους δινόταν (όπως έλεγαν) και όχι ο τρόπος που προσέγγιζαν τη δραστηριότητα, το project που έπρεπε να ολοκληρώσουν.
Αντίθετα, οι ομάδες της πρώτης περίπτωσης (που ολοκλήρωναν on time τις εργασίες) ακολουθούσαν μία πιο agile προσέγγιση. Χώριζαν το χρόνο σε intervals-τμήματα, ανάλογα με τις «ερωτήσεις» που έπρεπε να απαντηθούν. Το κάθε μέλος της ομάδας αναλάμβανε κι έναν συγκεκριμένο ρόλο. Η ομάδα δούλευε επικεντρωμένη στη λύση, στην τελική απόφαση και όχι στο πρόβλημα ή τα προβλήματα που υπήρχαν ή/και προέκυπταν στην πορεία. Τα άτομα αυτών των ομάδων δεν είχαν «φουσκωμένο» εγωισμό (ή αν υπήρχαν τέτοια άτομα γρήγορα αναγκαζόταν να ενσωματωθούν και να ακολουθήσουν την οριζόντια μορφή συνεργασίας) και ήταν πολύ ανοικτά σε νέες ιδέες και γνώσεις. Αυτό οδηγούσε σε μία κατάσταση γρήγορης ενοποίησης των επί μέρους απόψεων και έτσι η εξέλιξη των projects ήταν εφικτή.
Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι εκτός του ότι οι αποτελεσματικές ομάδες ολοκλήρωναν τις δραστηριότητες on time, τα παραδοτέα τους ήταν σαφώς «ποτισμένα» με πιο πολύ δημιουργικότητα. Οι ομάδες αυτές ήταν παραγωγικά δημιουργικές.
Έτσι λοιπόν, οι ομάδες της πρώτης περίπτωσης ήταν ομάδες dedicated στην άμεση και αποτελεσματική δράση, στην εφαρμογή, ενώ οι ομάδες της δεύτερης περίπτωσης ήταν πιο dedicated στη θεωρία, στην υπερβολική ανάλυση και τα πολλά λόγια.
Αυτό όμως συμβαίνει και στην καθημερινή μας ζωή. Όταν αναλωνόμαστε σε πολλές συζητήσεις, όταν υποτίθεται προσπαθούμε να φωτίσουμε ένα πρόβλημα απ’ όλες τις πλευρές, τελικά δεν καταφέρνουμε να υλοποιήσουμε τις ιδέες μας γιατί παραλύουμε από την πολλή ανάλυση. Ξοδεύουμε ενέργεια άσκοπα στα λόγια, αντί να τη χρησιμοποιούμε για να προχωρήσουμε στην πράξη.
Οι Developers, οι Drivers, οι Drifters και οι Dreamers
Μέσα από τη δική μου παρατήρηση αλλά και μέσα από τις κατ’ ίδιαν συζητήσεις που είχα με όλους τους συμμετέχοντες, φάνηκε ότι τελικά, τα περισσότερα από τα άτομα που ανήκαν στις ποιο αποτελεσματικές ομάδες ήταν άνθρωποι που σκεφτόταν «όσο έπρεπε». Ήταν άνθρωποι, που όπως τους ονομάζει και ο Todd Henry, συγγραφέας του βιβλίου «Accidental Creative”, “Developers.” Ήξεραν να θέσουν ένα πλαίσιο, να δημιουργήσουν ένα πλάνο δράσης, έμπαιναν κατευθείαν στη δράση και παράλληλα είχαν τη συμπεριφορά του lifelong learner. Αντίθετα, τα άτομα που ανήκαν στις μη «αποτελεσματικές» ομάδες ανήκαν σε μία από τις παρακάτω τρεις (3) κατηγορίες:
- “Drivers”: είχαν το πλαίσιο, ήταν της εφαρμογής, όμως δεν ήταν ανοικτοί να μάθουν από τους συνεργάτες τους.
- “Drifters”: ήταν άνθρωποι της υλοποίησης, υιοθετούσαν τις ιδέες και μάθαιναν από τους άλλους, όμως δεν είχαν μια συγκεκριμένη κατεύθυνση και ένα συγκεκριμένο σχέδιο δράσης. Χανόταν στις λεπτομέρειες και δεν μπορούσαν να διαχειριστούν το χρόνο.
- “Dreamers”: είχαν «σχεδιαστικές» ικανότητες ως προς το πλαίσιο, ήταν ανοικτοί στο καινούργιο, όμως παρέμεναν «δημιουργοί» χρησιμοποιώντας τη φαντασία τους και δεν προχωρούσαν στην υλοποίηση, δεν καινοτομούσαν τελικά. Συζητούσαν πολύ, ανέλυαν τα πάντα και μετά παρέλυαν.
Έρευνες έχουν αποδείξει ότι η υπερβολική ανάλυση:
- Μειώνει την ικανότητα των ανθρώπων να είναι παραγωγικοί
- Σκοτώνει τη δημιουργικότητα
- Εμποδίζει τη λήψη ποιοτικών αποφάσεων
- Κάνει τους ανθρώπους να είναι λιγότερο χαρούμενοι και ευτυχισμένοι
Αν πάψουμε να είμαστε λεπτολόγοι, θεωρητικοί, υπεραναλυτές της κάθε κατάστασης που έχουμε να αντιμετωπίσουμε, τότε θα καταφέρουμε να είμαστε δημιουργικοί αλλά ταυτόχρονα και αποτελεσματικοί, γιατί θα καταφέρνουμε να υλοποιούμε τις ιδέες μας στο χρόνο που πρέπει λαμβάνοντας τις καλύτερες δυνατές αποφάσεις.
Γι’ αυτό λοιπόν προσπαθήστε να λειτουργείτε ως “Developers.” Χρησιμοποιήστε το Πλαίσιο Διαχείρισης Ιδέας ως έναν οδηγό που μπορεί να σας προστατεύσει από την παράλυση και τεστάρετε τις ικανότητές σας σε θέματα που σχετίζονται με τη διαχείριση ιδεών απαντώντας στις 29 ερωτήσεις του δωρεάν E-Book “Το Ταξίδι της Ιδέας σας.”
Για να απαντηθούν οι μεγάλες προκλήσεις που αντιμετωπίζει σήμερα η Ανθρωπότητα και ο Πλανήτης μας χρειάζονται “μεγάλες”, υλοποιήσιμες Ιδέες. Για να αλλάξει ο κόσμος μας χρειάζονται “Developers”.
Δήμητρα Ζερβάκη, EMBA, PMP, TTT
Πηγές:
- Research Report: When High-Powered People Fail. Working Memory and ‘‘Choking Under Pressure’’ in Math: http://hpl.uchicago.edu/sites/hpl.uchicago.edu/files/uploads/Psychological%20Science2005.pdf
- Don’t Overthink It, Less Is More When It Comes to Creativity: http://www.scientificamerican.com/article/don-t-overthink-it-less-is-more-when-it-comes-to-creativity/
- Scientific Paper: Extraneous factors in judicial decisions: http://www.pnas.org/content/108/17/6889.full.pdf
- Scientific http://www.swarthmore.edu/SocSci/bschwar1/maximizing.pdf Paper: Maximizing Versus Satisficing: Happiness Is a Matter of Choice: http://www.swarthmore.edu/SocSci/bschwar1/maximizing.pdf
Photo Credit: Image by Mohamed Hassan from Pixabay