18 Καλές Πρακτικές για να Γίνετε Αποτελεσματικοί Διαχειριστές Έργου
Το να διαχειρίζεσαι projects είναι μία πολύ δύσκολη ιστορία (σας μιλάω εκ πείρας!) Ένας Διαχειριστής Έργου πρέπει να ισορροπεί ανάμεσα στις υψηλές απαιτήσεις και προσδοκίες των ενδιαφερόμενων μερών/stakeholders, στους περιορισμένους πόρους (όλα τα έργα έχουν κάποιους περιορισμένους πόρους) στους οποίους συγκαταλέγεται και ο χρόνος, στις αβέβαιες συνθήκες που επικρατούν στο εξωτερικό περιβάλλον του έργου, στις τεχνολογικές αλλαγές και στις προκλήσεις που υπάρχουν από «δύσκολους» και πιεστικούς πελάτες.
Οι Φάσεις ενός Έργου & οι Ομάδες Διεργασιών
Σύμφωνα με το πρότυπο του Ινστιτούτου Διαχείρισης Έργων-PMI και το PMBOK Guide & Standards 5th edition/A Guide to the Project Management Body of Knowledge κάθε έργο μπορεί να διαχωριστεί σε τέσσερις (4) φάσεις:
και η διαχείριση αυτού γίνεται βάσει πέντε (5) Ομάδων Διεργασιών/Process Groups που είναι:
Κάθε μία απ’ αυτές τις ομάδες τροφοδοτείται από στοιχεία τα οποία είναι απαραίτητα για να «χτιστεί» και να υλοποιηθεί επιτυχώς ένα έργο. Δεν πρόκειται όμως να αναφερθώ αυστηρά σ’ αυτά τα inputs όπως ορίζονται από το PMI. Αυτό που προτίθεμαι να κάνω είναι να σας μεταφέρω τη δική μου εμπειρία ως Project Manager και ποιες καλές πρακτικές θεωρώ πιο σημαντικές ώστε να ολοκληρώνονται τα έργα επιτυχώς.
Οι Καλές Πρακτικές
Έναρξη Έργου
Κατά τη φάση έναρξης του έργου θα πρέπει να συνταχθεί και να υπογραφεί το Καταστατικό Έργου/Project Charter. Κύρια σημεία αυτού θα πρέπει να αποτελούν:
- Οι στόχοι του έργου που θα πρέπει να είναι ρεαλιστικοί και μετρήσιμοι (και δεν λέω SMART goals…)
- Τα κριτήρια που θα ορίζουν την επιτυχία του έργου
- Τα ρίσκα, θετικά και αρνητικά, και οι τρόποι αντιμετώπισής τους
Σχεδιασμός Έργου
Κατά τη φάση του σχεδιασμού θα πρέπει να συνταχθεί το Σχέδιο Διαχείρισης Έργου/Project Management Plan. Ιδιαίτερη προσοχή θα πρέπει να δοθεί:
- Στην ανάλυση των εργασιών/activities που θα λάβουν χώρα ώστε να είναι εφικτή η οριοθέτηση του φυσικού αντικείμενου, του προϋπολογισμού και του χρόνου υλοποίησης
- Στον ορισμό της ποιότητας και στον τακτικό έλεγχο αυτής με χρήση ορόσημων/milestones
- Στο σχέδιο επικοινωνίας. Το 90% κάθε επιτυχημένου Project Manager «καταναλώνεται» στην επικοινωνία με τους stakeholders
- Στη χρήση εργαλείων εκτίμησης, υπολογισμού και αποτίμησης ώστε να διευκολύνεται η λήψη αποφάσεων
- Στον προγραμματισμό των απαραίτητων συναντήσεων των μελών της ομάδας έργου με το διαχειριστή έργου, τον πελάτη αλλά και το χορηγό
- Στη σύνταξη φύλλων εργασίας, καταλόγων αναφοράς /checklists και προτύπων/φορμών που θα αφορούν την καταγραφή και αντιμετώπιση των αλλαγών, των διαφόρων θεμάτων που προκύπτουν (issues), των πόρων που χρησιμοποιούνται, των ρίσκων καθώς και των εκθέσεων/αναφορών
- Στον υπολογισμό του απαραίτητου χρόνου που απαιτείται ώστε τόσο ο διαχειριστής έργου όσο και η ομάδα έργου αλλά και τα υπόλοιπα ενδιαφερόμενα μέρη να μαθαίνουν και να εξελίσσονται παράλληλα και ταυτόχρονα με το έργο
- Στην εκπαίδευση της ομάδας έργου ώστε να μιλούν όλοι την ίδια γλώσσα
Μην ξεχνάτε! Όταν αποτυχαίνουμε στο σχεδιασμό τότε αυτό που σχεδιάζουμε είναι καταδικασμένο να αποτύχει!
Εκτέλεση, Παρακολούθηση & Έλεγχος Έργου
Οι περισσότεροι άνθρωποι που ασχολούνται με έργα ξεκινούν απ’ αυτήν την φάση. Τις προηγούμενες δύο δεν τις γνωρίζουν καν! Γι’ αυτό και πολλά έργα αποτυγχάνουν. Υλοποιούνται στα τυφλά!
Αν έχουμε προσέξει ό,τι έχει προταθεί στο πλαίσιο των δύο πρώτων φάσεων τότε η υλοποίηση του έργου, η οποία περιλαμβάνει την εκτέλεση, την παρακολούθηση και τον έλεγχο του έργου, μπορεί να πραγματοποιηθεί πιο ομαλά.
Σ’ αυτή τη φάση πρέπει να:
- Καταγράφονται και να παρακολουθούνται οι αλλαγές που αφορούν το φυσικό αντικείμενο, τον προϋπολογισμό και το χρονοπρογραμματισμό. Έστω και μία μικρή αλλαγή πχ στο φυσικό αντικείμενο μπορεί να έχει πολύ μεγάλη επίδραση πχ στον προϋπολογισμό (το φαινόμενο της πεταλούδας!)
- Γίνονται τα απαραίτητα updates του Σχεδίου Διαχείρισης Έργου
- Τσεκάρονται συχνά τα ρίσκα
- Διατηρείται πλήρες αρχείο με όλα τα έγγραφα του έργου ώστε να είναι δυνατός ο έλεγχος οποιαδήποτε στιγμή απαιτηθεί
- Τσεκάρεται ένα υποέργο ή μία δράση ως ολοκληρωμένη μόνον όταν έχει ολοκληρωθεί 100%. Έχει περάσει δηλαδή και από ποιοτικό έλεγχο
- Λέμε την αλήθεια τόσο στους εαυτούς μας όσο και στους stakeholders σχετικά με την πορεία υλοποίησης. Με άλλα λόγια… να είμαστε ειλικρινείς στα reports μας (τυπικά και άτυπα)
Ολοκλήρωση του Έργου
Η φάση αυτή αποτελεί την ώρα της αλήθειας. Κάποια έργα σταματούν πριν την ολοκλήρωσή τους, κάποια άλλα αφού ολοκληρωθεί το φυσικό τους αντικείμενο χωρίς όμως να είναι ευχαριστημένα όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη. Λίγα είναι τα έργα που θεωρούνται ότι ολοκληρώνονται επιτυχώς. Και τι σημαίνει αυτό; Ότι έχουν επιτευχθεί οι στόχοι στα τέσσερα (4) παρακάτω επίπεδα:
- Φυσικό Αντικείμενο: το παραδοτέο πληροί τις προδιαγραφές που είχαν τεθεί στην εκκίνηση του έργου
- Χρόνος: το έργο ολοκληρώθηκε στο χρόνο που είχε προβλεφθεί
- Κόστος: το έργο κόστισε όσο είχε προβλεφθεί
- Ποιότητα: το παραδοτέο θα πρέπει να πληροί τις απαιτήσεις του πελάτη ή/και των εμπλεκόμενων μερών
Όμως, ό,τι κι αν έχει συμβεί είναι απαραίτητο στο τέλος κάθε έργου και αφού ολοκληρωθούν όλες οι τυπικές και εντελώς απαραίτητες διεργασίες, να γίνει:
- Ο απολογισμός και να καταγραφούν τα lessons-learned ώστε να διευκολύνουμε τη ζωή μας στα επόμενα projects.
Αυτές οι 18 καλές πρακτικές μπορούν να σας βοηθήσουν να γίνετε πιο αποτελεσματικοί Project Managers και να αυξήσετε τις πιθανότητες επιτυχούς ολοκλήρωσης των έργων σας! Δοκιμάστε τες και δεν θα χάσετε!
Δήμητρα Ζερβάκη, ΕΜΒΑ, PMP, TTT